Számold meg, hány alkalmazást nyitsz meg egy átlagos héten. Egy naptárat. Egy teendőlistát. Emlékeztetőket. Egy kiadás- vagy költségvetés-követőt. Valamit az előfizetésekhez. Egy utazásszervezőt. Egy bevásárlólistát. A postaládádat. Egy közös családi vagy albérleti tervezőt, vagy inkább egy csoportos chatet, amely ezt a szerepet tölti be. Valamit, hogy ne felejtsd el a születésnapokat. Valamit a számla felezéséhez. Ez tíz vagy még több alkalmazás, mindegyikben az életed egy darabja, és egyik sem tud a többiről. Ez az útmutató ennek a felállásnak a rejtett költségéről, a kontextusváltásról szól, és arról, hogyan juthatsz el egyetlen helyig úgy, hogy semmi fontosat nem veszítesz.
Mi a kontextusváltás, és miért rontja tíz alkalmazás
Kontextusváltás minden alkalommal történik, amikor a figyelmed egyik dologról a másikra ugrik: elengeded, ami a fejedben volt, eligazodsz az újban, és újrakezded. A feladatváltásról szóló kutatások régóta azt mutatják, hogy ez nincs ingyen. A figyelem ott ragad annál, amit épp otthagytál, és a következőbe belerázódni erőfeszítést kíván, még akkor is, ha minden váltás pillanatnyinak tűnik.
A hétköznapok tele vannak ilyen váltásokkal, mert a szükséges információk több alkalmazás között oszlanak meg. Hogy megválaszold a kérdést: „Vacsorázunk pénteken?”, talán megnyitod a naptárat, aztán a párod közös naptárát, aztán a csoportos chatet, végül a költségvetés-appot, hogy belefér-e a hónapba. Önmagában mindegyik alkalmazás rendben van. A költség az ide-oda ugrálásban és a másolgatásban rejlik: a járat indulása egy e-mailből a naptárba gépelve, a számla összege a bankszámlakivonatról a költségvetésbe másolva, a születésnap még egyszer beírva egy emlékeztető appba.
- Egy adat, több alkalmazás: egy egyszerű kérdésre a válasz olyan helyek között szóródik szét, amelyek nem beszélnek egymással
- A másolatok elavulnak: amit kézzel másoltál át, az elavul, amint az eredeti megváltozik
- Az ellenőrzés szokássá válik: öt appot nézel végig, hogy biztosan ne égjen semmi, mert egyik sem tudja ezt egymagában megmondani
Hogyan lesz az appok közti ugrálásból mentális teher
A mentális teher annak a láthatatlan munkának a neve, amellyel fejben tartod, előre látod és összehangolod mindazt, amire egy háztartásnak szüksége van. Az alkalmazások elszaporodása sajátos módon táplálja: az appok tárolják az adatokat, de azt a térképet, hogy melyik app mit tartalmaz, te hordozod. Emlékszel, hogy a szálloda az utazós appban van, a kaució a költségvetés-appban, a gyerekek iskolából hazahozatala a közös naptárban, az ajándékötlet pedig valahol egy jegyzetben. Az appok nem vették le rólad ezt a munkát, csak több helyet adtak neki.
Ezért segít ritkán egy jobb alkalmazás. Egy új teendőlista okosabb címkékkel is csak még egy hely, amit ellenőrizni kell, és még egy másolat, amit naprakészen kell tartani. A teher csökkentése a helyek számának csökkentését jelenti, és azoknak a dolgoknak a csökkentését, amelyeket egyik helyről a másikra kell vinned. Ha a mentális teherről magáról szeretnél átfogó képet, a háztartásvezetés mentális terhének csökkentéséről szóló útmutatónk részletesen foglalkozik vele.
A tíz alkalmazás, amellyel a legtöbben zsonglőrködünk, és amit egyetlen app átvehet
Íme a szokásos hétköznapi készlet, és hogy melyik része hol található a Yukiban. Jelöltük, mi áll még bevezetés alatt ahelyett, hogy ma elérhető lenne, és mit nem is próbál megcsinálni a Yuki, mert egy helyettesítő, amelyben nem bízol, csak még egy app, amit ellenőrizni kell.
| Amit ma használsz | A Yukiban | Állapot |
|---|---|---|
| Naptár | Az e-mailjeidből létrehozott események, kétirányúan a Google Naptárba írva (iOS-en az Apple Naptárba is) | Elérhető |
| Teendőlista | Feladatok időponttal, ismétléssel és prioritással, valamint közös házimunkák | Elérhető |
| Emlékeztetők | Számlák, megújítások, utasfelvételek és bármi, amit kérsz, még a határidő előtt | Elérhető |
| Kiadáskövető és költségvetés | Kiadások nyugtákból és számlázási e-mailekből, nyugtaszkennelés, kivonatimportálás, költségkeretek és célok | Elérhető |
| Előfizetéskövető | Előfizetések és megújítási dátumok a postaládádból felismerve | Elérhető |
| Utazásszervező és útitervek | Útitervek a foglalási e-mailekből összerakva, napi bontású tervek, dokumentumok az utazás mellett | Elérhető; repülőjegy-keresés és foglalás bevezetés alatt |
| Bevásárlólisták | Közös bevásárlólisták, amelyeken bárki kipipálhat tételeket | Elérhető |
| E-mailek szűrése | Fókuszált postaláda, amely megmutatja, mire kell válaszolni (Gmail) | Elérhető; válaszpiszkozatok bevezetés alatt |
| Közös családi vagy csoportos tervező | Közös csoportok pároknak, családoknak, külön élő szülőknek és lakótársaknak: naptár, feladatok, szavazások | Elérhető |
| Születésnap- és ajándékemlékeztetők | Születésnapok és évfordulók időben, azzal együtt, amit az adott ember szeret | Elérhető; ajándékkeresés bevezetés alatt |
| Számlamegosztás | Csoportos kiadások felosztással és elszámolással | Elérhető |
| Jegyzetelő app | Nincs benne: a Yuki nem jegyzetelő vagy dokumentumkezelő eszköz | Tartsd meg a jegyzetelő appodat |
Egyetlen hely, és egy ügynök, amely a jóváhagyásoddal cselekszik
Mindent egy alkalmazásba gyűjteni csak akkor segít, ha azt az alkalmazást nem kell etetni. A Yuki összekapcsolódik a Gmaileddel, és elolvassa az oda amúgy is beérkező visszaigazolásokat, nyugtákat, számlákat és meghívókat, így a járatokból utazások, a nyugtákból kiadások, a megújításokból előfizetések, a meghívókból naptáresemények lesznek, anélkül hogy bármit átmásolnál. A megszokott Google Naptárad marad az a naptár, amelyet mindenki lát; a Yuki kitölti, ahelyett hogy költözésre kérne.
A másik fele: kérdezni keresgélés helyett. Ahelyett, hogy megnyitnád azt az appot, amelyben a válasz van, egy mondatban megkérdezed a Yukit: „Mi van pénteken?”, „Ki mennyivel tartozik a lakásban?”, „Tedd fel a listára a vasárnapi vacsorához valót.” A Yuki a saját naptáradból, utazásaidból, pénzügyeidből és a fontos embereidből válaszol, és ha kéred, felvesz feladatokat, eseményeket, kiadásokat és utazásokat. Mielőtt a Yuki bármit tenne az alkalmazáson kívül, megmutatja, mire készül, és megvárja a jóváhagyásodat; minden, amit tett, megjelenik a Tevékenységben, és a legtöbb 30 napig visszavonható.
- Egy forrás: a postaládád táplálja a naptárat, az utazásokat, a kiadásokat és az emlékeztetőket, így nincs karbantartandó másolat
- Egy nézet: minden reggel az, ami rád vár, és az, amit a nap hoz, öt app végigjárása helyett
- Egy hely a kérdéseknek: egy mondat, ahelyett hogy fejben tartanád, melyik appban van a válasz
- Előbb a jóváhagyásod: a Yukin kívül semmi nem történik, amíg jóvá nem hagyod
A közös életben kerül a legtöbbe a váltogatás
A váltások megsokszorozódnak, amint mások is érintettek. Egy család gyakran az egyik appban vezeti a közös naptárat, egy másikban a házimunkát, a költségeket egy megosztó appban, a valódi egyeztetést pedig egy csoportos chatben, így minden döntés azt jelenti, hogy három helyet kell ellenőrizni, majd egy negyediken mindenkit értesíteni. A Yuki közös csoportjai egyetlen térbe hozzák a naptárat, a feladatokat, a bevásárlást, az elszámolással kiegészített kiadásokat és a döntésekhez való szavazásokat, amelyet az egész csoport lát. Mindenki megtartja a saját privát fiókját, és maga dönti el, mit oszt meg.
Lépésről lépésre
- 1Írd össze, milyen alkalmazásokat nyitsz meg egy átlagos héten a hétköznapok intézéséhez: naptár, teendőlista, emlékeztetők, költségvetés, előfizetések, utazások, bevásárlás, közös tervek, születésnapok és számlamegosztás. Jegyezd fel, melyiket tartod ténylegesen naprakészen.
- 2Jelöld meg mindegyik appot forrásként (ahová az információ érkezik, általában a postaládád) vagy másolatként (ahová újra begépeled, ami máshová érkezett). A váltások többségét a másolatok okozzák.
- 3Kapcsold össze a Gmailedet a Yukival, hogy a visszaigazolások, nyugták, számlák és meghívók újragépelés nélkül váljanak eseményekké, utazásokká, kiadásokká, előfizetésekké és emlékeztetőkké.
- 4Kapcsold be a kétirányú szinkronizálást a Google Naptárral, hogy a már használt naptárad naprakész maradjon: kitöltve, nem lecserélve.
- 5Vidd át a közös logisztikát, például a bevásárlást, a házimunkát, a közös költségeket és a családi naptárat egy közös Yuki-csoportba az érintettekkel.
- 6Minden napot egyetlen nézettel kezdj, amely megmutatja, mi vár rád és mi esedékes, és egy mondatban kérdezd a Yukit ahelyett, hogy megnyitnád azt az appot, amelyben a válasz van.
- 7Két hét után töröld azokat az appokat, amelyeket nem nyitottál meg. Tartsd meg azokat, amelyeket a Yuki nem vált ki, például a jegyzeteket, a bankot és az üzenetküldőt.