ふつうの1週間を回すために開いているアプリを数えてみてください。カレンダー。ToDoリスト。リマインダー。家計簿や支出管理。サブスクの管理。旅行の管理。買い物リスト。メール。家族やシェアハウスの共有プランナー、あるいはその代わりをしているグループチャット。誕生日を忘れないための何か。割り勘のための何か。合わせて10個以上のアプリがそれぞれ生活の一部を抱え、互いのことは何も知りません。このガイドでは、この状態の隠れたコストであるコンテキストスイッチについて説明し、大事なものを失わずにひとつの場所へまとめる方法を紹介します。
コンテキストスイッチとは何か、なぜアプリが10個あると悪化するのか
コンテキストスイッチは、注意があることから別のことへ移るたびに起こります。それまで考えていたことを手放し、新しいことの状況をつかみ、また動き出す。タスクの切り替えに関する研究では、これがタダではないことが以前から示されています。直前まで見ていたものに注意が残り、次のことに入るには労力がかかります。一回一回の切り替えが一瞬に感じられてもです。
日常生活がこうした切り替えだらけなのは、必要な情報が複数のアプリに散らばっているからです。「金曜日に夕食に行ける?」に答えるために、カレンダーを開き、パートナーの共有カレンダーを開き、グループチャットを開き、今月の予算に余裕があるか家計簿アプリを開くかもしれません。どのアプリも単体では問題ありません。コストは行き来と書き写しにあります。メールのフライト時刻をカレンダーに打ち込み、明細の請求額を家計簿に写し、誕生日をリマインダーアプリにもう一度入力する。
- ひとつの情報に複数のアプリ:簡単な質問の答えが、互いに連携していない場所に散らばっている
- コピーは古くなる:手で書き写したものは、元の情報が変わった瞬間に古くなる
- 確認が習慣になる:どのアプリも単独では教えてくれないので、問題がないか5つのアプリを見て回る
アプリの行き来がメンタルロードになる仕組み
メンタルロードとは、家庭に必要なことを覚えておき、先回りし、調整するという目に見えない仕事です。アプリが増えすぎると、特有の形でこれが重くなります。データはアプリが持っていても、どのアプリに何があるかという地図はあなたが持っているからです。ホテルは旅行アプリ、敷金は家計簿アプリ、子どものお迎えは共有カレンダー、プレゼントのアイデアはどこかのメモ。アプリはこの仕事を肩代わりしたのではなく、置き場所を増やしただけなのです。
だからこそ、より良いアプリを足してもあまり解決しません。賢いタグが付いた新しいToDoアプリも、確認する場所がひとつ増え、最新に保つコピーがひとつ増えるだけです。負担を減らすとは、場所の数と、場所から場所へ運ばなければならないものの数を減らすことです。メンタルロードそのものについては、家庭運営のメンタルロードを減らす方法のガイドで詳しく解説しています。
多くの人が使い分けている10個のアプリと、ひとつのアプリで引き受けられること
日常で使われがちなアプリと、それぞれがYukiのどこに当たるかをまとめました。現在は順次提供中でまだ使えないもの、そしてYukiがそもそも対象にしていないものも明記しています。信頼できない代わりのアプリは、確認するアプリがひとつ増えるだけだからです。
| 今使っているもの | Yukiでは | 状況 |
|---|---|---|
| カレンダー | メールから作成した予定をGoogleカレンダーに双方向で書き込み(iOSではAppleカレンダーにも) | 利用可能 |
| ToDoリスト | 時刻、繰り返し、優先度付きのタスクと、共有の家事 | 利用可能 |
| リマインダー | 請求書、更新、チェックイン、頼んだことを期限前にお知らせ | 利用可能 |
| 支出管理と予算 | レシートや請求メールからの支出、レシートのスキャン、明細のインポート、予算と目標 | 利用可能 |
| サブスク管理 | 受信トレイから見つけたサブスクリプションと更新日 | 利用可能 |
| 旅行管理と旅程 | 予約メールから組み立てた旅程、日ごとのプラン、旅行と一緒に保管する書類 | 利用可能(フライト検索と予約は順次提供中) |
| 買い物リスト | みんなでチェックできる共有の買い物リスト | 利用可能 |
| メールの仕分け | 返信が必要なものがわかる優先受信トレイ(Gmail) | 利用可能(返信の下書きは順次提供中) |
| 家族やグループの共有プランナー | カップル、家族、共同養育、ルームメイト向けの共有グループ:カレンダー、タスク、投票 | 利用可能 |
| 誕生日とプレゼントのリマインダー | 誕生日や記念日を早めにお知らせ。相手の好みも一緒に | 利用可能(ギフト探しは順次提供中) |
| 割り勘 | 精算機能付きのグループ支出の分担 | 利用可能 |
| メモアプリ | 対象外:Yukiはメモや文書のツールではありません | メモアプリはそのまま使いましょう |
ひとつの場所と、あなたのOKで動くエージェント
すべてをひとつのアプリにまとめても、そのアプリに入力し続ける必要があるなら意味がありません。YukiはGmailに接続し、すでに届いている確認メール、レシート、請求書、招待状を読み取ります。フライトは旅行に、レシートは支出に、更新通知はサブスクに、招待状はカレンダーの予定になり、何も書き写す必要はありません。いつものGoogleカレンダーはそのまま、みんなが見るカレンダーです。Yukiは乗り換えを求めるのではなく、そこに予定を書き込みます。
もう半分は、探す代わりに聞くことです。答えが入っているアプリを開く代わりに、Yukiにひと言で聞きます。「金曜日の予定は?」「シェアハウスで誰がいくら払う?」「日曜日の夕食の買い物をリストに追加して」。Yukiはあなた自身のカレンダー、旅行、お金、大切な人の情報から答え、頼めばタスク、予定、支出、旅行を追加します。アプリの外で何かをする前には、これから何をするかを見せてあなたのOKを待ちます。行ったことはすべてアクティビティに記録され、ほとんどは30日間取り消せます。
- 情報源はひとつ:受信トレイからカレンダー、旅行、支出、リマインダーが作られるので、管理するコピーがない
- 画面はひとつ:毎朝、あなたが対応すべきことと今日の予定を確認。5つのアプリを見て回る必要はない
- 聞く場所はひとつ:どのアプリに答えがあるかを覚えておく代わりに、ひと言で聞くだけ
- まずあなたのOK:承認するまで、Yukiの外では何も起こらない
切り替えのコストが一番大きいのは、誰かと暮らす生活
ほかの人が関わると、切り替えは何倍にも増えます。家族の場合、共有カレンダーはあるアプリ、家事は別のアプリ、費用は割り勘アプリ、実際の相談はグループチャットという具合になりがちで、何かを決めるたびに3か所を確認し、4か所目で全員に知らせることになります。Yukiの共有グループなら、カレンダー、タスク、買い物、精算付きの支出、決めごとのための投票が、グループ全員が見られるひとつの場所にまとまります。一人ひとりが自分の非公開アカウントを持ち、何を共有するかを自分で選べます。
ステップバイステップ
- 1ふつうの1週間に日常の用事で開くアプリを書き出します。カレンダー、ToDoリスト、リマインダー、家計簿、サブスク、旅行、買い物、共有の予定、誕生日、割り勘など。実際に最新の状態を保てているものに印をつけます。
- 2それぞれのアプリを「情報源」(情報が届く場所。たいていは受信トレイ)か「コピー」(別の場所に届いた情報を打ち直す場所)に分けます。切り替えの大半はコピーが原因です。
- 3GmailをYukiに接続し、確認メール、レシート、請求書、招待状が打ち直しなしで予定、旅行、支出、サブスク、リマインダーになるようにします。
- 4Googleカレンダーとの双方向同期をオンにして、今使っているカレンダーを置き換えずに最新の状態に保ちます。
- 5買い物、家事、共通の費用、家族のカレンダーなどの共有の用事を、関係する人たちとのYukiの共有グループに移します。
- 6毎日、対応すべきことと期限が来るものをひとつの画面で確認してから始め、答えのあるアプリを開く代わりにYukiにひと言で聞きます。
- 72週間たったら、開かなかったアプリを削除します。メモ、銀行、メッセージなど、Yukiが置き換えないアプリは残しておきましょう。