Comptez les applis que vous ouvrez pour faire tourner une semaine ordinaire. Un agenda. Une liste de tâches. Des rappels. Un suivi des dépenses ou un budget. Quelque chose pour les abonnements. Un organisateur de voyage. Une liste de courses. Votre boîte mail. Un planning partagé avec la famille ou la coloc, ou plus probablement un groupe de discussion qui en tient lieu. Quelque chose pour penser aux anniversaires. Quelque chose pour partager l’addition. Cela fait dix applis ou plus, chacune avec un morceau de votre vie, et aucune ne sait ce que font les autres. Ce guide parle du coût caché de cette organisation, les changements de contexte, et de la façon de tout ramener à un seul endroit sans rien perdre d’important.
Ce que sont les changements de contexte, et pourquoi dix applis les aggravent
Un changement de contexte se produit chaque fois que votre attention passe d’une chose à une autre : vous lâchez ce que vous aviez en tête, vous vous repérez dans la nouvelle, puis vous redémarrez. Les recherches sur le passage d’une tâche à l’autre montrent depuis longtemps que cela n’est pas gratuit. L’attention reste accrochée à ce que vous venez de quitter, et entrer dans la suite demande un effort, même quand chaque changement semble instantané.
Le quotidien est plein de ces changements, parce que les informations dont vous avez besoin sont réparties entre plusieurs applis. Pour répondre à « On dîne ensemble vendredi ? », vous ouvrez peut-être l’agenda, puis l’agenda partagé de votre partenaire, puis le groupe de discussion, puis l’appli de budget pour voir si le mois le permet. Chaque appli fonctionne bien seule. Le coût vient des allers-retours et des recopies : l’heure du vol retapée d’un e-mail vers l’agenda, le montant de la facture copié d’un relevé vers le budget, l’anniversaire saisi une nouvelle fois dans une appli de rappels.
- Une information, plusieurs applis : la réponse à une question simple est éparpillée entre des endroits qui ne se parlent pas
- Les copies se périment : tout ce que vous avez recopié à la main est dépassé dès que l’original change
- Vérifier devient un réflexe : vous parcourez cinq applis pour être sûr que rien ne brûle, parce qu’aucune ne peut vous le dire seule
Comment les allers-retours entre applis deviennent de la charge mentale
La charge mentale, c’est le travail invisible qui consiste à se souvenir, anticiper et coordonner tout ce dont un foyer a besoin. La multiplication des applis l’alimente d’une façon bien précise : les applis gardent les données, mais c’est vous qui gardez la carte de qui contient quoi. Vous vous rappelez que l’hôtel est dans l’appli de voyage, la caution dans l’appli de budget, la sortie d’école dans l’agenda partagé et l’idée de cadeau dans une note quelque part. Les applis ne vous ont pas retiré ce travail ; elles lui ont simplement donné plus d’endroits où vivre.
C’est pourquoi ajouter une meilleure appli aide rarement. Une nouvelle liste de tâches avec des étiquettes plus malines reste un endroit de plus à vérifier et une copie de plus à tenir à jour. Alléger la charge, c’est réduire le nombre d’endroits, et le nombre de choses que vous devez transporter d’un endroit à l’autre. Pour une vue d’ensemble de la charge mentale elle-même, notre guide sur la façon de réduire la charge mentale de la gestion d’un foyer l’aborde en détail.
Les dix applis que la plupart d’entre nous font cohabiter, et ce qu’une seule peut reprendre
Voici l’ensemble habituel du quotidien, et l’endroit où chaque élément se trouve dans Yuki. Nous avons indiqué ce qui est en cours de déploiement plutôt que disponible aujourd’hui, et ce que Yuki ne cherche pas du tout à faire, car un remplaçant auquel vous ne faites pas confiance n’est qu’une appli de plus à vérifier.
| Ce que vous utilisez aujourd’hui | Dans Yuki | Statut |
|---|---|---|
| Agenda | Événements créés à partir de vos e-mails, écrits dans Google Calendar dans les deux sens (et dans Apple Calendar sur iOS) | Disponible |
| Liste de tâches | Tâches avec heure, répétitions et priorités, plus les corvées partagées | Disponible |
| Rappels | Factures, renouvellements, enregistrements et tout ce que vous demandez, signalés avant l’échéance | Disponible |
| Suivi des dépenses et budget | Dépenses tirées des reçus et e-mails de facturation, scan de reçus, import de relevés, budgets et objectifs | Disponible |
| Suivi des abonnements | Abonnements et dates de renouvellement repérés dans votre boîte mail | Disponible |
| Organisateur de voyage et itinéraires | Itinéraires assemblés à partir des e-mails de réservation, programme jour par jour, documents rangés avec le voyage | Disponible ; recherche et réservation de vols en cours de déploiement |
| Listes de courses | Listes de courses partagées que chacun peut cocher | Disponible |
| Tri des e-mails | Une boîte de réception prioritaire qui montre ce qui attend une réponse (Gmail) | Disponible ; brouillons de réponse en cours de déploiement |
| Planning familial ou de groupe | Groupes partagés pour couples, familles, coparents et colocataires : agenda, tâches, sondages | Disponible |
| Rappels d’anniversaires et de cadeaux | Anniversaires signalés à l’avance, avec ce que chaque personne aime | Disponible ; recherche de cadeaux en cours de déploiement |
| Partage des dépenses | Dépenses de groupe avec répartition et remboursement | Disponible |
| Appli de notes | Non couvert : Yuki n’est pas un outil de notes ou de documents | Gardez votre appli de notes |
Un seul endroit, et un agent qui agit avec votre accord
Tout réunir dans une appli n’aide que si cette appli n’a pas besoin d’être alimentée. Yuki se connecte à votre Gmail et lit les confirmations, reçus, factures et invitations qui y arrivent déjà : les vols deviennent des voyages, les reçus des dépenses, les renouvellements des abonnements et les invitations des événements dans l’agenda, sans que vous recopiiez quoi que ce soit. Votre Google Calendar habituel reste l’agenda que tout le monde voit ; Yuki le remplit au lieu de vous demander de déménager.
L’autre moitié consiste à demander au lieu de chercher. Plutôt que d’ouvrir l’appli qui contient la réponse, vous demandez à Yuki en une phrase : « Qu’est-ce que j’ai vendredi ? », « Qui doit quoi dans la coloc ? », « Ajoute les courses pour le dîner de dimanche ». Yuki répond à partir de votre agenda, de vos voyages, de votre argent et de vos proches, et ajoute tâches, événements, dépenses et voyages quand vous le lui dites. Avant de faire quoi que ce soit en dehors de l’appli, Yuki vous montre ce qu’il s’apprête à faire et attend votre accord ; tout ce qu’il a fait figure dans l’Activité, et la plupart des actions peuvent être annulées pendant 30 jours.
- Une seule source : votre boîte mail alimente l’agenda, les voyages, les dépenses et les rappels, donc aucune copie à tenir à jour
- Une seule vue : chaque matin, ce qui vous attend et ce que contient la journée, au lieu d’un tour de cinq applis
- Un seul endroit où demander : une phrase, au lieu de vous rappeler quelle appli détient la réponse
- Votre accord d’abord : rien ne se passe en dehors de Yuki tant que vous n’avez pas approuvé
C’est dans la vie à plusieurs que les changements coûtent le plus
Les changements se multiplient dès que d’autres personnes sont concernées. Une famille tient souvent un agenda partagé dans une appli, les corvées dans une autre, les dépenses dans une appli de partage et la vraie coordination dans un groupe de discussion : chaque décision oblige à vérifier trois endroits, puis à prévenir tout le monde dans un quatrième. Les groupes partagés de Yuki réunissent l’agenda, les tâches, les courses, les dépenses avec remboursement et les sondages pour décider dans un espace que tout le groupe voit. Chacun garde un compte privé et choisit ce qu’il partage.
Étape par étape
- 1Listez les applis que vous ouvrez dans une semaine normale pour le quotidien : agenda, liste de tâches, rappels, budget, abonnements, voyages, courses, projets partagés, anniversaires et partage des dépenses. Notez celles que vous tenez vraiment à jour.
- 2Classez chaque appli comme source (là où l’information arrive, en général votre boîte mail) ou comme copie (là où vous ressaisissez ce qui est arrivé ailleurs). Ce sont les copies qui causent l’essentiel des changements de contexte.
- 3Connectez votre Gmail à Yuki pour que confirmations, reçus, factures et invitations deviennent des événements, voyages, dépenses, abonnements et rappels sans ressaisie.
- 4Activez la synchronisation bidirectionnelle avec Google Calendar pour que l’agenda que vous utilisez déjà reste à jour : rempli, pas remplacé.
- 5Déplacez la logistique partagée, comme les courses, les corvées, les frais communs et l’agenda familial, dans un groupe partagé Yuki avec les personnes concernées.
- 6Commencez chaque journée par une seule vue de ce qui vous attend et de ce qui arrive à échéance, et posez votre question à Yuki en une phrase au lieu d’ouvrir l’appli qui détient la réponse.
- 7Au bout de deux semaines, supprimez les applis que vous n’avez pas ouvertes. Gardez celles que Yuki ne remplace pas, comme les notes, la banque et la messagerie.